Was von unseren KI-Versuchen nach drei Monaten übrig war

Es gibt einen Moment, den ich inzwischen gut kenne. Jemand zeigt mir ein Werkzeug, es funktioniert in der Vorführung beeindruckend, und ich merke, wie ich innerlich schon rechne, was es sparen würde.

Drei Monate später frage ich nach, und die Antwort ist eine Variante von: Benutzen wir gerade nicht so oft. Das Muster war fast jedes Mal gleich. Zwei Wochen wird es benutzt, weil es neu ist. Dann kommt eine Woche mit Druck, und wer unter Druck steht, arbeitet wie immer. Danach wird es nicht mehr geöffnet.

Ich probiere viel an echter Arbeit aus. Was geblieben ist, hatte eine Eigenschaft gemeinsam, und die hat nichts mit dem Modell dahinter zu tun.

1. Was geblieben ist

Drei Arten von Anwendungen haben bei mir überlebt:

• Vorbereitung von Texten, die ohnehin geschrieben werden. Protokolle, Zusammenfassungen längerer Unterlagen, erste Fassungen von Angebotstexten. Die Arbeit verschwindet nicht, sie beginnt nur nicht mehr bei null.
• Suche in eigenen Unterlagen. Verträge, Dokumentation, alte Projekte. Die Frage ist selten, ob etwas existiert, sondern wo es steht.
• Wiederkehrende Prüfungen. Vollständigkeit, Abweichungen von einer Vorlage, Zahlen, die nicht zusammenpassen. Stumpfe Arbeit mit klarem Richtig und Falsch.

Alle drei haben eines gemeinsam: Sie liegen in einem Ablauf, der ohnehin stattfindet.

2. Was verschwunden ist

Verschwunden sind die Dinge, für die man ein zusätzliches Werkzeug öffnen musste. Ein eigener Assistent für ein Thema, das zweimal im Monat vorkommt. Ein Dienst, der eine Aufgabe löst, die vorher niemand als Problem benannt hatte.

Der typische Verlauf ist immer gleich: Die ersten zwei Wochen ist es neu, es wird benutzt. Dann kommt eine Woche mit Druck, und wer unter Druck steht, macht es wie immer. Ab dann wird es nicht mehr geöffnet.

Daraus folgt die wichtigste Regel: Eine Anwendung muss dort stattfinden, wo die Arbeit stattfindet, nicht daneben.

3. Die drei Fragen vor jeder Einführung

Bevor ich heute etwas einführe, beantworte ich drei Fragen:

• Welche benennbare Arbeit entfällt? Nicht Unterstützung, sondern Arbeit. Eine Stunde Protokollschreiben pro Woche ist benennbar, besseres Arbeiten nicht.
• Wie fällt ein Fehler auf? Wenn ein falsches Ergebnis still durchläuft, ist der Schaden größer als der Nutzen. Es braucht eine Stelle, an der jemand merkt, dass etwas nicht stimmt.
• Was passiert, wenn es morgen nicht mehr funktioniert? Alles, was ohne Rückfallebene in einen Kundenprozess eingebaut wird, ist ein Risiko, und zwar eines, das selten eingeplant wird.

4. Der falsche Einstieg ist der größte Prozess

Die übliche Empfehlung lautet, mit dem Prozess mit dem größten Volumen anzufangen. In kleinen Firmen führt das meistens zu einem Projekt, das nach drei Monaten im Sand verläuft, weil es Abstimmung über Abteilungsgrenzen braucht.

Besser funktioniert der Einstieg bei der Arbeit, die du selbst am häufigsten machst. Du bemerkst den Nutzen sofort, du kannst ohne Rücksprache ändern, und du hast am Ende ein echtes Beispiel statt einer Absichtserklärung. Erst danach lohnt sich der Blick auf größere Abläufe.

5. Was mich an der Debatte stört

In der Diskussion geht es fast immer um Werkzeuge und fast nie um Arbeit. Dabei entscheidet sich der Nutzen nicht am Modell, sondern daran, ob jemand den Ablauf drumherum geändert hat.

Mein Maßstab ist deshalb einfach geworden: Was nach drei Monaten ohne Erinnerung noch benutzt wird, hat funktioniert. Alles andere war ein Versuch, und Versuche sind völlig in Ordnung, solange man sie als solche abschließt und nicht jahrelang in einer Präsentation weiterführt.